CRM Management Control: "La potenza è nulla senza Controllo"

Il Management Control

Il CRM presenta il proprio modulo di controllo di gestione integrato nella piattaforma. L’integrazione dati con i sistemi informativi gestionali, ove risiedono le informazioni commerciali, è condivisa tra tutti i componenti che se ne servono.

Il Management Control naturalmente non si applica in maniera uguale per tutti i tipi di organizzazioni, ad eccezione di pochi casi. Per questo motivo il sistema è pronto a modellarsi sulla realtà che deve supportare.

Il Management Control è una funzione aziendale essenziale per il successo dell’organizzazione. Ha il compito di fornire alla direzione e ai responsabili di funzione informazioni sull’andamento delle attività e dei processi di impresa per il controllo della gestione e il supporto alle decisioni. Informazioni su vendite, produzione, costi, margini di contribuzione, crediti e debiti, risultato di esercizio. Informazioni dettagliate per reparto di produzione, area di mercato, agente, cliente, prodotto.

La Funzione Management Control ha anche e soprattutto il compito di anticipare i risultati, attraverso l’elaborazione del budget di esercizio. La previsione di un risultato di esercizio insoddisfacente, con i dettagli delle singole voci che concorrono a determinarlo, consente di intervenire fin da subito per riportare il risultato sui valori desiderati.

Al contrario, in assenza di un budget di esercizio, si corre il rischio di accorgersi del risultato insoddisfacente solo a consuntivo, quando è ormai troppo tardi per intervenire.

Stabilito il budget, la Funzione Management Control produrrà sistematicamente i rapporti a consuntivo (giornalieri, settimanali, mensili, trimestrali, semestrali, annuali) da sottoporre all’attenzione della direzione e dei responsabili di funzione, per verificare i risultati raggiunti rispetto a quanto stabilito e agli anni precedenti. Il controllo periodico a consuntivo consente di adottare i correttivi del caso in corso di esercizio.

La Direzione

La direzione è responsabile del successo dell’organizzazione. Decide gli obiettivi e le strategie di impresa, pianifica le attività e i processi, mette a disposizione le risorse, controlla la gestione.

La direzione deve poter disporre di informazioni chiare, affidabili e tempestive su tutte le attività e i processi di impresa a supporto del processo decisionale: informazioni sulle vendite e sull’andamento del mercato, informazioni sui costi di produzione e sui margini di contribuzione, informazioni sui costi di struttura, su crediti e debiti, sugli oneri finanziari, sul raggiungimento degli obiettivi.

Il Conto Economico

Il conto economico costituisce la sintesi informativa dei risultati ottenuti in un dato periodo in termini di ricavi, costi, utile o perdita di esercizio. Il conto economico per il controllo della gestione è strutturato in forma scalare, dai ricavi ai costi diretti, ai costi commerciali, ai costi indiretti e comprende voci predefinite che caratterizzano i principali aspetti organizzativi e operativi delle attività e dei processi di impresa da tenere sotto controllo.

Il conto economico può essere determinato e dettagliato per centro di costo e di ricavo, per agente, per cliente, per commessa, per articolo.

L’Area Commerciale

La direzione commerciale stabilisce gli obiettivi e le strategie di vendita, pianifica, dirige e controlla tutte le attività dell’area commerciale. La direzione commerciale deve poter disporre di informazioni chiare, affidabili e tempestive sul fatturato per articolo, per cliente, per agente, per area geografica per poter controllare gli scostamenti rispetto al budget e all’anno precedente e decidere eventuali azioni correttive.

Il Fatturato

Le informazioni sul fatturato consentono di tenere sotto controllo il raggiungimento degli obiettivi e l’andamento storico delle vendite, mediante il confronto con quanto previsto a budget e con gli anni precedenti. I report sul fatturato possono essere dettagliati per unità locale, agente, cliente, commessa, articolo, ecc. Ogni responsabile di area e ogni agente può tenere sotto controllo il proprio operato accedendo alle informazioni di sua pertinenza.

La Produzione

La direzione produzione pianifica, dirige e controlla attività e reparti di produzione. È responsabile dell’efficacia e dell’efficienza di impianti e macchinari e del lavoro svolto.

La direzione produzione deve poter disporre di informazioni chiare, affidabili e tempestive sulla produzione realizzata, sugli indici di impiego dei fattori della produzione, sui costi di produzione per poter controllare gli scostamenti rispetto al budget e agli standard produttivi e decidere eventuali azioni correttive.

La Produzione e i Costi Industriali

Il Management Control mette a disposizione giornalmente, settimanalmente, mensilmente informazioni su articoli prodotti, indici di produzione e produttività, costi industriali.

I dati di produzione a consuntivo sono messi a confronto con il budget e con gli stessi dati degli anni precedenti per verificare lo scostamento rispetto agli obiettivi stabiliti e all’andamento storico.

La conoscenza dei margini di contribuzione per prodotto, dati dalla differenza fra prezzi di vendita e costi diretti di produzione, consente di stabilire le migliori strategie di produzione e di marketing.

I Crediti

Il controllo sistematico dell’ammontare dei crediti e la gestione del fido clienti riducono i rischi di perdite monetarie e agevola le procedure di riscossione. Ogni agente o addetto all’incasso e al recupero crediti può disporre di informazioni dettagliate sullo stato dei pagamenti clienti e delle singole pratiche di riscossione.

Gli Acquisti e il Magazzino

La disponibilità di informazioni dettagliate sugli acquisti delle singole voci di costo, sulla disponibilità delle scorte di magazzino, sul valore delle giacenze, consente di ottimizzare il flusso logistico dei materiali e i costi di produzione e stoccaggio.

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